Pilier n° 1 : le dédommagement des dépenses réelles avec justificatif
La première modalité de remboursement des notes de frais consiste à tenir compte des dépenses réelles. Dans ce cas de figure, le salarié de l'entreprise concernée doit fournir des justificatifs précis. Ces derniers permettent ensuite à son employeur de l'indemniser à hauteur des frais engagés. Ce mode d'indemnisation concerne notamment les coûts entraînés par le télétravail ainsi que par l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication. Le salarié peut ainsi se faire rembourser le matériel informatique, les différents consommables et même le coût de la connexion lorsque ces investissements s'avèrent nécessaires pour assurer la continuité de l'activité professionnelle. Le dédommagement des dépenses réelles concerne également les frais engagés à l'occasion d'un déménagement ou d'une mutation temporaire pour les besoins de l'entreprise. Ces remboursements peuvent alors être exclus de la base de calcul des cotisations sociales. Pour bénéficier de cette exonération, l'employeur doit toutefois être en mesure de démontrer la notion de contrainte : les dépenses doivent être absolument nécessaires à l'exercice de l'activité professionnelle. Il doit également produire des justificatifs pour tous les coûts concernés : Cleemy, un logiciel de gestion des notes de frais utilisant un IA, peut alors simplifier le suivi et le contrôle des dépenses engagées par les salariés.
Pilier n° 2 : le versement régulier de l'allocation forfaitaire
Les frais professionnels ne sont pas toujours soumis au régime du remboursement des dépenses réelles. Dans certains cas, les salariés peuvent bénéficier d'une allocation forfaitaire dont le plafond est revalorisé chaque année. Dans une certaine limite, donc, des frais professionnels courants peuvent faire l'objet d'une indemnité fixe. C'est notamment le cas des dépenses engagées pour la restauration des salariés, sur le lieu de travail ou à distance de leur lieu de résidence, mais aussi des frais kilométriques. Cette indemnité concerne également le coût des grands déplacements en Outre-mer ou à l'étranger, sans oublier la métropole. Elle peut enfin s'appliquer aux dépenses liées à la mobilité professionnelle des salariés (hébergement provisoire, déménagement et installation dans un nouveau logement). Dans le cadre de l'allocation forfaitaire, l'employeur n'est pas obligé de produire des justificatifs pour exclure les frais professionnels de la base de calcul des cotisations sociales. Il doit néanmoins être en mesure de prouver que l'indemnité correspond réellement à une situation de fait. L'allocation forfaitaire dépasse les limites d'exonération fixées par la loi ? Des justificatifs deviennent nécessaires pour exclure l'ensemble des frais de la base de calcul des cotisations. Sans ces preuves formelles, l'employeur est obligé d'intégrer l'indemnité dans l'assiette des cotisations : elle s'assimile alors à un complément de rémunération.
Pilier n° 3 : la mise en place de la déduction forfaitaire spécifique
L'indemnisation des frais professionnels peut enfin prendre la forme d'une déduction forfaitaire spécifique dans certains cas exceptionnels. Cette modalité de remboursement ne concerne que certains secteurs d'activité, comme celui du bâtiment et des travaux publics (BTP), du transport routier ou encore de l'art. Certains métiers entraînent en effet des dépenses professionnelles récurrentes. Dans ce cas de figure, l'administration simplifie leur remboursement en les déduisant directement de la base de calcul des cotisations sociales. Pour appliquer cette déduction forfaitaire spécifique, l'employeur doit toutefois réunir certaines conditions. La première d'entre elles consiste à respecter le champ d'application de la règle, en consultant les professions concernées et en s'y conformant strictement. Ce mode d'indemnisation doit également faire l'objet d'un accord entre l'entreprise et ses salariés ou leurs représentants. En cas de refus, l'employeur ne peut appliquer la déduction. Cette dernière est limitée à 7 600 € par salarié et par année civile. Elle doit enfin entrer dans le cadre de la règle de non-cumul : sauf cas particuliers, les remboursements versés aux salariés ne peuvent être exclus de l'assiette des cotisations s'ils bénéficient déjà de la déduction spécifique. Les règles qui encadrent l'indemnisation des notes de frais sont donc particulièrement complexes pour les non initiés et les organisations de grande envergure. L'utilisation d'un outil dédié et l'assistance d'un conseil juridique peuvent alors s'avérer essentiels pour ne pas commettre d'erreur.