Carrières-Juridiques.com. Quelles sont les spécificités de Lexis PolyOffice ?
Frédéric Bastok. Destiné aux avocats, Lexis PolyOffice est la dernière version d’un logiciel de gestion des cabinets qui existe depuis plus de trente ans. La spécificité de cette déclinaison est de proposer une utilisation du logiciel en mode SaaS (Software as a Service) sur une interface web claire et intuitive, et de libérer le client des contraintes de la maintenance. Aujourd’hui, 80 % des clients PolyOffice ont été conquis par ce mode d’utilisation.
Lexis PolyOffice prend en charge la rédaction d’actes, le suivi des dossiers, l’organisation des agendas, la gestion collaborative ou encore la facturation. Nous avons à coeur d’adapter nos solutions aux besoins des avocats. Par exemple, le « dossier permanent » permet lors de la création d’un dossier de générer des champs spécifiques à ce dossier (cession d’actions, contrat de travail) et au domaine du droit auquel il se rattache (droit des sociétés, droit social), et ce, afin d’en faciliter l’élaboration. Par ailleurs, nous développons une partie CRM (Customer Relationship Management ou « gestion de la relation client ») sur notre logiciel. En effet, comme les entreprises, les cabinets d’avocats ont aujourd’hui saisi l’importance de la communication digitale pour développer leur activité commerciale.
Lexis PolyOffice propose un suivi de l’activité du cabinet. Comment est-il assuré ?
Les cabinets d’avocats sont assez friands des récoltes de données. Ainsi, nous proposons des reportings liés à la facturation ainsi que des rapports plus opérationnels : les dirigeants peuvent par exemple étudier l’évolution du nombre de dossiers traités par chaque avocat pour une période donnée. L’idée est de permettre aux associés de piloter le cabinet facilement et de s’assurer que toutes les ressources humaines sont utilisées de manière optimale. Par ailleurs, nous développons avec Lexis PolyOffice des éléments orientés business intelligence. Nous mettons en effet à disposition du client tous les outils et méthodes nécessaires afin qu’il puisse avoir une vue d’ensemble de l’activité de son cabinet.
Quelles évolutions prévoyez-vous pour Lexis PolyOffice ? Est-ce qu’un rapprochement avec d’autres legaltechs est envisagé ?
Notre objectif est de perfectionner notre outil. Nous travaillons notamment sur des sujets plus prospectifs comme la facture électronique et l’intelligence artificielle. L’idée est d’aider l’avocat à mieux facturer mais aussi à produire plus facilement des actes juridiques plus sécurisés. Quant au rapprochement avec d’autres legaltechs, cela pourrait être envisageable sur certains modules bien spécialisés. Notre solution dispose d’ores et déjà de connecteurs (API) pour envoyer ou recevoir de l’information depuis d’autres outils. Notre ambition est de créer un écosystème autour de nos produits afi n d’accompagner nos clients sur l’ensemble des tâches, et pas seulement les plus lourdes.
Pierre Allemand et Clémentine Anno
